Una planilla para saber qué datos del personal guarda tu empresa, para qué, con qué base legal y quién los ve. Lista para llenar, con una columna que te dice qué falta. Gratis y sin registro.
No con ese nombre. Si buscas sobre el tema, vas a encontrar el «registro de actividades de tratamiento»: es un término del reglamento europeo. Revisamos el texto completo de la Ley 21.719: no contiene una obligación llamada así.
Pero sí exige cosas que no se pueden cumplir sin saber qué datos tiene la empresa:
El inventario es la forma práctica de tener todo eso en un solo lugar.
Las filas típicas de RR.HH., desde la postulación hasta después del término del contrato. Borra las que no apliquen y agrega las que falten.
| Área | Tipo de dato | Ejemplos | Sensible |
|---|---|---|---|
| Selección | Datos de postulantes | Currículo, contacto, experiencia, referencias | A definir |
| Selección | Resultados de pruebas y entrevistas | Notas de entrevista, test psicolaborales | A definir |
| Contratación | Ficha personal | RUT, domicilio, estado civil, contacto de emergencia | A definir |
| Contratación | Contrato y anexos | Cargo, jornada, remuneración pactada | A definir |
| Contratación | Cargas familiares | Nombres y RUT de cargas | A definir |
| Contratación | Datos bancarios | Banco y número de cuenta para el pago | A definir |
| Remuneraciones | Previsión y sistema de salud | AFP, Fonasa o isapre | A definir |
| Remuneraciones | Descuentos y retenciones | Préstamos, retenciones judiciales | A definir |
| Remuneraciones | Cuota sindical | Descuento por afiliación a un sindicato | Sí |
| Asistencia | Registro de asistencia | Horas de entrada y salida, atrasos | A definir |
| Asistencia | Huella o rostro del reloj control | Plantilla biométrica del sistema de asistencia | Sí |
| Asistencia | Ubicación del celular | App de marcaje con geolocalización | A definir |
| Salud | Licencias médicas | Formulario de licencia, diagnóstico, días de reposo | Sí |
| Salud | Exámenes preocupacionales y ocupacionales | Resultados de exámenes médicos | Sí |
| Salud | Accidentes del trabajo | Denuncias a la mutual, atenciones | Sí |
| Desempeño | Evaluaciones de desempeño | Notas, comentarios de jefatura | A definir |
| Desempeño | Capacitaciones | Cursos realizados, notas, asistencia | A definir |
| Personas | Denuncias e investigaciones | Denuncias Ley Karin, actas, informes | A definir |
| Personas | Imágenes de cámaras | Grabaciones de cámaras de seguridad | A definir |
| Beneficios | Seguros y beneficios | Seguro complementario, convenios | A definir |
| Desvinculación | Finiquitos y cartas de término | Causal, montos, firma | A definir |
| Desvinculación | Datos de ex trabajadores | Todo lo anterior, después del término | A definir |
«Sí» marca los casos claros de la lista de datos sensibles del art. 2°, letra g). En los demás, la decisión queda para quien llena la planilla.
| Columna | Qué va | Artículo |
|---|---|---|
| ¿Dato sensible? | Si el dato está en la lista de datos sensibles. | Art. 2°, letra g) |
| Para qué se usa | La finalidad concreta del dato. | Art. 14 |
| Base legal | Contrato, obligación legal, consentimiento, interés legítimo o excepción laboral. | Art. 13 |
| Ley o documento que lo respalda | Lo que mostrarías si te preguntan por qué tienes ese dato. | Art. 13 |
| Quién accede | Roles con acceso. Por defecto, solo lo estrictamente necesario. | Art. 14 quáter |
| Proveedor que lo procesa | Remuneraciones, software, selección, salud ocupacional. | Art. 15 bis |
| Plazo de conservación | Cuánto se guarda y qué pasa después. | Art. 14, letra d) |
La planilla revisa cada fila y muestra uno de estos estados:
Falta la base legal si la columna está vacía.Revisar la base legal si elegiste «No sé».Revisar: dato sensible si el dato es sensible y la base elegida es solo el contrato o el interés legítimo. Para los datos sensibles la regla es otra. Art. 16Revisar contrato del proveedor si hay un proveedor y su contrato no está revisado. Art. 15 bisFalta quién accede o Falta el plazo de conservación.Completo cuando la fila tiene todo.La hoja «Resumen» cuenta cuántas filas están completas, cuántas faltan, cuántas hay que revisar y cuántos datos sensibles tiene la empresa.
No con ese nombre. El «registro de actividades de tratamiento» viene del reglamento europeo, y la Ley 21.719 no contiene una obligación llamada así. Pero sí exige que la empresa pueda acreditar la licitud de cada tratamiento (art. 13) y que publique las categorías de datos que trata, sus finalidades, su base de legitimidad y su plazo de conservación (art. 14 ter). Eso no se puede hacer sin saber qué datos se tienen.
Los que la ley enumera en el art. 2°, letra g). En RR.HH. aparecen sobre todo los datos de salud (licencias, exámenes), los biométricos (huella o rostro del reloj control) y la afiliación sindical (cuota sindical).
No. La ley permite tratar datos sin consentimiento cuando es necesario para ejecutar el contrato o cumplir una obligación legal, entre otros casos (art. 13). Para los datos sensibles la regla general es el consentimiento expreso, con excepciones como la del ámbito laboral (art. 16).
La ley obliga a suprimir o anonimizar los datos obtenidos para medidas precontractuales (art. 14, letra d). En la planilla, esa decisión va en la columna «Plazo de conservación».
Sí. Se puede abrir en Excel, Google Sheets o Numbers. Las listas desplegables y la columna «Estado» funcionan en los tres.
De la Ley 19.628 según el texto fijado por la Ley 21.719, en su versión completa de la Biblioteca del Congreso Nacional, obtenida el 13-10-2026. Cada artículo citado está completo al final de la guía para RR.HH.
La planilla ordena el trabajo; no reemplaza la asesoría legal. Las filas «Revisar» conviene verlas con un abogado, en especial las de datos de salud.
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